Process Mining uçtan uca iş akışındaki darboğazları ve varyasyonları göz önüne çıkararak oluşan verimsizliklerin köküne inilmesini ve efektif aksiyonların alınmasını sağlar.

En yakın benzetme iş akışının bir MRI’nın çekilmesidir. Böylece anekdotal ve subjektif yaklaşımları neredeyse tamamen eleyerek objektif bir şekilde işlem akışı gözden geçirilir.

Neden Process Mining?

İşlem akışları bir anlamda her kurumun dolaşım yoludur. Alım-Satım’dan Tedarik’e, Ödemelerden teslimlere herşeyin merkezinde işlemler var. Bu işlemler ne kadar optimize olursa verimlilik de o kadar artar, işte burada Process Mining devreye giriyor.

Database’ler ve ERP programlarının yaygınlaşması sonrası şirketler daha verimli çalışmak için işlemlerini dijitize ve optimize etmek için yatırımarını arttırdılar.

Neredeyse her şirket, ideal bir ortamda işlemlerinin akması gerektiği şablonu belirlemiştir. Fakat gerçek dünyada gerçekleşen işlem akışı çok farklı bir hikaye sunabilir.

Buradaki problem günlük birçok kurumun işlemlerini günlük bir şekilde monitor edememesi ve “olması gereken” ile “varolan” işlem akışları arasındaki farkı teşhis edememesidir. Process Mining burada devreye girerek “varolan” işlem akışını objektif bir şekilde tamamen transparant hale getirip doğru teşhis konulmasını kolaylaştırır.

Nasıl Çalışıyor?

Process Mining 5 adımdan oluşan bir döngü içerisinde gerçekleşiyor:

İş Tanımı

Odaklanılması istenen işlemin ideal akışı ve bu işlem kapsamında çözülmesi istenen sorunlar belirleniyor.

Veri Tanımı – Veri Hazırlığı

Belkide Process Mining’in başarısı için en önemli bölge. Farklı çözümler farklı şekillerde data toplayabiliyor. (canlı bağlantı, geçmişe yönelik analiz vs) En basit şekilde sistemlerden Event Log’lar .csv dosyaları halinde toplanıp çözüme yükleniyor.

Bir işlem içinde vakalar gelişirken geriye iz bırakırlar. Mesela “Sipariş alındı” girdisi “Kargoya verildi” aktivitesine doğru yol alır. Process Mining bu dijital izleri toplayıp log’lar oluşturur. Bunlara “Event Log” diyoruz.

En yüzeysel evrede toplanıcak bu log’lar için 3 girdiye ihtiyaç var. “Dosya anahtarı”, “Aktivite” ve “Zaman”. Daha kapsamlı bir analiz için bu 3 girdiye ek olarak daha fazla özellik de toplanabilir. Mesela “Aciliyet Durumu”, “Şube Kodu” vs.

Modelleme – Keşif

Veriler toplandıktan sonra Process Mining tam anlamıyla başlar.

Toplanan “Event Log”lar sayesinde işlemin uçtan uca bir röntgeni çıkarılır. Bir anlamda kurumun dijital ikizi oluşturulur. İş tanımı sırasında belirlenen çerçeve yardımıyla optimal akışı ve bundan sapmaları keşfetmeye başlarız.

Değerlendirme – Uygulama

Yapılan keşifler iş birimleri ile gözden geçirilir ve ihtiyaca göre değişikliklere gerek olup olmadığı belirlenir.

Eğer aksiyon alınması istenen teşhisler mevcutsa bunlar için bir aksiyon planı çıkartılır. Mesela otomazisyona uygun görülen yerler anında RPA yapılabilir.